Archiválie jsou uloženy v nevyhovujících podmínkách, takže jsou poškozovány nejen v průběhu digitalizace, ale i během skladování. Digitalizované dokumenty není pro jejich objem možné zpracovat. Digitalizace dokumentů v Ústavu pro studium totalitních režimů ani v Archivu bezpečnostních složek není vedena žádnou zřejmou koncepcí. To vše se píše v dnes zveřejněné zprávě komise, která dostala za úkol odborně posoudit způsob nakládání s archiváliemi v ÚSTR a ABS a proces digitalizace těchto archiválií.

„Vycházel jsem z podkladů shromážděných ředitelem Pernesem z počátku května. Vše jsem důkladně prověřil a došel jsem k názoru, že odvolat pana Bukovszkého je nutné,“ uvedl ředitel ÚSTR Zdeněk Hazdra, když koncem června odvolal z funkce sobě podřízeného ředitele ABS Ladislava Bukovszkého.

Mezi hlavní důvody pro Bukovszkého odvolání (ve funkci byl od února 2008) podle Hazdry patřila pochybení ve zveřejnění materiálů vojenské rozvědky, nefunkčnost digitálního archivu a dlouhodobé poškozování archivních materiálů. Dnes zveřejněné závěry odborné komise část Hazdrových předpokladů potvrzují. Komise byla složena z deseti pracovníků ÚSTR, ABS, Národního archivu a Masarykova ústavu a Archivu Akademie věd.

Ze zjištění komise vyplývá, že digitalizace archiválií dlouhodobě neměla žádnou koncepci, přičemž vedení ÚSTR ani ABS nezasáhlo proti poškozování archiválií, přestože o něm bylo opakovaně informováno. Autoři zprávy také vyjadřují obavu z možné ztráty digitálních dat.

„Komise považuje za prokázané,“ píše se ve zprávě, „že v průběhu digitalizace docházelo v určitém množství k poškozování archiválií, přičemž tato skutečnost nebyla dlouhodobě řešena. Rozsáhlejší ztráty archiválií nebyly zaznamenány, ovšem nedostatečný systém kontroly především v roce 2008 takovou možnost nevylučuje.“ Zpráva ale pouze odkazuje na záznam o ztrátě pěti listů z jednoho z vyšetřovacích spisů.

Komise ve zprávě upozorňuje, že v ÚSTR bylo za roky 2008 a 2009 digitalizováno na deset milionů stran textu. „Současná kapacita skenování je jeden milion stran měsíčně a počítá se s tím, že systém musí v budoucnu umožnit uložení minimálně sta tisíc stran denně,“ uvádí zpráva. Z toho lze podle členů komise dovodit snahu digitalizovat co největší množství dokumentů, aniž by to odpovídalo reálným možnostem „zaměstnanců připravujících archiválie k digitalizaci a aniž by byla zmíněna možnost a způsob jejich dalšího systematického využití“.

Členové komise ve zprávě také konstatují, že se jim nepodařilo získat žádný „koncepční dokument, na jehož základě by bylo možné provádět systematickou digitalizaci a vytvářet sofistikované informační systémy“, a že „tedy mohou předpokládat, že v průběhu let 2008—2010 takový dokument nebyl vytvořen, nemohl projít vnitřním připomínkovým řízením tak, aby jeho konečná verze vyhovovala oběma spolupracujícím institucím (ÚSTR a ABS)“. Sami pak navrhují, aby všechny činnosti související s digitalizací byly převedeny do Archivu bezpečnostních složek.

Archivní materiály byly ovšem podle komise poškozovány nejen při digitalizaci, ale vlivem špatných klimatických podmínek i během svého uložení v depozitářích. Komise kritizuje mj. velké kolísání teploty a míry vlhkosti během čtyřiadvaceti hodin v prostorách, kde jsou archiválie skladovány.

Zpráva komise, která měla odborně posoudit problematiku ochrany archiválií, digitalizace a informačních systémů v ÚSTR a ABS tak poukázala na řadu nedostatků z prvních dvou let činnosti instituce. Paradoxně právě pracovníky z té doby se obklopuje nový ředitel ÚSTR Daniel Herman.

Ten také pokračuje v personálních změnách, které započal po svém nástupu toto pondělí. Naposledy dnes odvolal z funkce vedoucí kanceláře ředitele Ivu Vojtkovou. Ta na místo nastoupila poté, co Jiří Pernes z funkce vedoucího kanceláře odvolal Patrika Košického, spolupracovníka prvního ředitele ÚSTR Pavla Žáčka. Košický se do ÚSTR vrátil tři dny po Hermanově nástupu tuto středu.